№19

Последнее обновление: 14 февраля 2020
Время чтения: 5 минут

В эту ловушку попадают многие. Хочется сразу взяться за дело и не отвлекаться на раздумья. Однако без ответа на вопрос «Зачем?» и ясного понимания конечного результата легко ошибиться и проделать работу впустую. Если ожидаемый эффект от презентации неясен, нужно сделать паузу и хорошенько во всём разобраться.

01

«Отчитаться», «закрыть задачу», «поделиться идеей», «синхронизироваться», «показать динамику», «представить данные» и тем более «проинформировать» — это слабые цели, ориентированные на процесс, а не результат. Их легко достичь даже блёклой шаблонной презентацией — показал и молодец, проинформировал. На самом деле, всегда есть истинная цель, до которой нужно докопаться.

Настоящую цель мы обычно понимаем, но не формулируем. Простой пример — инструктаж по технике безопасности. Часто это формальная процедура, но она должна не просто «информировать», а предотвращать беду. Кроме того, цель иногда связана с внутренними мотивами: например, важно не столько «отчитаться» перед руководством, сколько показать себя эффективным сотрудником и получить повышение.

02

В лучшем случае потратите время впустую, а в худшем — добьётесь противоположного результата. Допустим, ко встрече с клиентом менеджер подготовил презентацию нового продукта, в которой детально расписал его характеристики. В процессе выясняется, что клиента интересуют не технические детали, а перспективы нового продукта на рынке, потенциальные конкуренты и возможная прибыль. В презентации об этом ни слова — менеджер не разобрался в цели и провалил задачу.

03

Подумайте, что должна сделать аудитория после презентации, чтобы вы были довольны результатом. Вы как гид ведёте зрителей из пункта А в пункт Б — но ради чего? Что вы приготовили им в конце пути? Они вдохновятся бизнес-идеей? Захотят купить ваш продукт? Поддержат ваши инициативы, согласятся инвестировать в стартап?

Если у вас «дежурная» презентация, в пункте Б всё равно случится изменение. Регулярный рутинный отчёт зачем-то нужен руководству — если знаете, что он поможет оценить вашу эффективность как сотрудника, сконцентрируйтесь на успехах и сделайте акцент на достижениях. Осмысленная цель однозначно улучшит даже самую рутинную презентацию.

К любой задаче а-ля «проинформировать» добавляйте «чтобы…» и продолжайте мысль. Такая цепочка выведет к цели: «Представляю актуальные данные по проекту, чтобы совет директоров видел прогресс и не срезал финансирование».

04

Всегда старайтесь напрямую спрашивать, в чём цель презентации и как заказчик поймёт, что она прошла успешно. Если конкретики добиться трудно и руководитель от вас отнекивается, уточняйте детали: кто и перед кем будет выступать с презентацией, когда и где пройдёт мероприятие, в каком формате покажут слайды.

Запишите всю добытую информацию, чтобы ничего не упустить, и сложите её в гипотезу. Например, выяснилось, что презентацию о компании разместят на сайте. Вы предполагаете, что она должна сформировать у посетителей позитивный образ бренда, которому можно доверять. Покажите гипотезу руководителю и предложите указать, что верно, в чём вы ошиблись и что нужно уточнить.

05

1. Всегда проговаривайте цель, даже если кажется, что всё и так ясно. Ошиблись с целью — провалили презентацию.

2. «Проинформировать» — мишура, которая скрывает настоящую цель.

3. Чтобы её найти, задавайте вопросы. Что изменится после презентации? Как вы определите, что она прошла успешно? Что после презентации захочет сделать аудитория?

4. Если заказчик не называет цель презентации, уточняйте детали: кому, где и в каком формате её покажут.

5. Сложите всё, что удалось узнать, и предположите возможную цель. Попросите заказчика подтвердить или опровергнуть догадку.

Чтобы презентация была результативной, определить цель недостаточно: нужно изучить аудиторию, написать сценарий и поработать с визуальными образами.

Почитайте наш лонгрид о том, как сделать презентацию со смыслом, а если мало времени — короткую карточку «Как сделать презентацию» на ask.esprezo.ru.

06